Eingetragene Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, Mitgliederversammlungen abzuhalten. Dies führt oft zu einer Hauptversammlung der Vollmitgliedschaft und regelmäßigen, häufigeren Vorstandssitzungen. Die Anzahl der Sitzungen, die ein Vorstand in einem Jahr abhält, ist in seinen Statuten beschrieben, aber es ist oft monatlich oder zweimonatlich, obwohl es nicht ungewöhnlich ist, nur vierteljährlich zu treffen. Die Mitglieder des Verwaltungsrats nehmen an Vorstandssitzungen teil und stimmen darüber ab. Die meisten Ausschüsse und Ausschüsse überprüfen und genehmigen oder ändern das Protokoll zu Beginn der nächsten Sitzung. Sobald Sie die erforderlichen Überarbeitungen vorgenommen haben, müssen die Protokolle für zukünftige Referenzen gespeichert werden. Einige Organisationen können diese online speichern (z. B. in Google Docs oder SkyDrive) und diese auch auf einer externen Festplatte sichern. Möglicherweise müssen Sie auch gedruckte Kopien drucken und aufbewahren oder diese einem Mitarbeiter oder Vorsitzenden zur Einreichung zur Verfügung stellen. Bei kleineren Privatunternehmen arbeitet oft ein Vorstand an der Seite des Vorstands. Der Vorstand arbeitet im Auftrag des Vorstands innerhalb der Organisation.

Sie behandeln beispielsweise Themen, die nicht in andere Gruppen wie den Finanzausschuss fallen. Wenn eine Aufgabe unter die Leitung mehrerer Personen fällt, verfolgt ein Exekutivkomitee Projekte. Eine Tagesordnung für die Vorstandssitzung dient als Roadmap für den Vorsitz und fungiert als treibende Kraft Ihrer Sitzungen. Es hilft Ihnen, zwischen Besprechungsthemen zu wechseln und alle Geschäftsthemen anzusprechen, während Sie nicht zu lange auf bestimmte Themen eingehen, die in Ausschusssitzungen besser behandelt werden. In einigen Gremien stimmt der Vorsitzende nicht ab, es sei denn, es gibt ein Unentschieden, aber dies wäre in der Satzung der Organisation klar festgelegt. Viele Boards verwenden Robert es Rules of Order, ein Regelwerk, das 1876 von Henry M. Robert geschrieben wurde. Roberts schrieb das Buch, weil er nach dem Bürgerkrieg mit der Auslösung mehrerer Treffen und Konflikte beauftragt war. Er erkannte, dass Vorstandssitzung in Anarchie zu übergehen und schuf daher einen Prozess, um Menschen zu helfen, Entscheidungen zu treffen. Die Regeln im stilen der englischen Parlamentarier sind weltweit weit verbreitet.

Obwohl Roberts Geschäftsordnung hilfreich sein kann, ist die Verwendung des Buches nicht obligatorisch, um eine gültige Besprechung zu haben. Die Verwendung von Formalismen wie der Antragsannahme, der Abordnung des Antrags, der Aufforderung der Frage und der Aufzeichnung der Abstimmungen mag nicht für jeden Vorstand richtig sein. In der Überschrift der Tagesordnung sollten der Name und die Adresse der Organisation anzugeben sein. Sie sollte auch das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung enthalten. Es gibt keine Einheitsstrukturen für Ihr Board, aber Muster machen den Job in Gang. Solange Sie sich bemühen, Ihr Unternehmen und seine Vorstandssitzungen zu verbessern, tun Sie mehr als die meisten. Lassen Sie das Format Ihrer Besprechungen weiterentwickeln. Die Satzung entscheidet darüber, ob die Sitzungsmitteilung schriftlich erfolgen muss oder ob die Mitteilung auf elektronischem oder anderem Wege versandt werden kann. Achten Sie auf Best Practices, um einen “angemessenen” Zeitrahmen festzulegen.

Dies bedeutet, dass den Direktoren genügend Zeit zur Entscheidung über die Teilnahme an der Sitzung und Zeit für die Erstellung von Dokumenten für die Sitzung und die Tagesordnung zur Zeit gegeben werden muss.